【Googleツール】chatについて① ビジネスチャットのメリット
2023.03.01
当社で成果のあったツールとして、Google以外ではChatworkがあります。
＊実は２月から、全社的にChatworkを使っていたところ、GoogleのChatに移行しました。Chatworkは2017年1月31日から利用しはじめ、移行後も一部で利用します。なぜGoogleChatに移行したかは後の回に説明します。
今回は、当社のビジネスチャット利用開始時の状況について説明します。
ビジネスチャットを使うきっかけは、ホームページ制作でコラボレーションしている株式会社るーぷ様のご紹介です。そのツールがChatoworkでした。当社は外訪者がメインであり、客先では電話に出にくいというのもあり、電話連絡の代替として利用しました。その後利用が続き業務の効率化に大きく貢献しました。
効率化については以下の７点となります。
①外訪者が客先にいる場合や運転中の時は電話を取ることができない。電話で何かを伝えたい者はつながるまで、何度も電話をする必要がある。その手間がなくなる。
②電話で要件を伝えると、行き違いの可能性があり、またメモを取れない状態の場合、抜け漏れが発生する可能性があるが、チャットでは文字として残り、これらの可能性が限りなく少なくなる。
③（LINEを使用されていれば既にお分かりだと思いますが）過去のやり取りを確認する場合、メールはメールを一つづつ開けなければならないのに対して、チャットの場合は連続してやり取りが見ることができるので、相当な時間の節約になります。
④連絡や指示は、受け取った者だけでなく発信した者にとっても備忘録となる。言葉での指示は後で不確かになるケース（言い間違い・聞き間違い）もあったが、今ではそういうミスはほとんどなくなった。
⑤検索ができるので、以前のやり取りを簡単に確認することができる。（電話番号・住所・担当者名等）
⑥グループチャットだと、当事者以外も見ることができ、仕事内容がオープンになり情報の共有化が進む。当事者でなくても、他の社員の仕事の内容を目にすることになるので、チームワークが自ずと醸成された。また、引継ぎなどの手間がかなり減少する。
⑦⑥の延長で、チャットの流れを見ればわかることをわざわざ報告書にする必要がなくなった。報告書の数がかなり減少した。
ビジネスチャットは、機能に差がありますが、上記７点の効率化はどのツールを使っても実現可能だと思います。
（続く）